Registreren

Werken met vrijwilligers

Werken met vrijwilligers: hoe en wat?

De Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van de vrijwilligers  is er gekomen om de vrijwilliger te beschermen, maar evenzeer om naar u als organisatie of dienst duidelijkheid te scheppen over het werken met vrijwilligers.

De belangrijkste items van deze wet worden hierna besproken.

  • Wat is vrijwilligerswerk?
  • Wie mag vrijwilligerswerk doen?
  • Welke informatie dient de vrijwilliger te ontvangen?
  • Voor wat moet(en) mijn vrijwilliger(s) verzekerd zijn?
  • Wat met de gemaakte kosten van mijn vrijwilligers?

Wat is vrijwilligerswerk ?

Vrijwilligerswerk is elke activiteit

  • Die niet betaald en niet verplicht  verricht wordt.
    Vrijwilligerswerk wordt dus nooit betaald. Men kan als organisatie of dienst die met vrijwilligers werkt, enkel een kostenvergoeding geven mits zich te houden aan de regels van de Vrijwilligerswet.

    Het onverplichte karakter van het vrijwilligerswerk wil echter niet zeggen dat dit vrijblijvend is. Zowel de organisatie als de vrijwilliger dient zich te houden aan de gemaakte afspraken. Deze afspraken worden bij voorkeur vastgelegd in een afsprakennota.
  • Die verricht wordt ten behoeve van één of meerdere personen,  van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel.
  • Die ingericht wordt door een organisatie of dienst die niet tot het familie- of privéverband behoort.
  • Die men niet verricht voor de organisatie of de dienst  waarbij men een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling  heeft.

Wie mag vrijwilligerswerk doen?

Iedereen vanaf 15 jaar, maar in het jaar dat men 16 jaar wordt, mag vrijwilligerswerk doen. Als de vrijwilliger bijvoorbeeld in 2017 15 jaar is, maar als zij/hij pas in 2018 16 jaar wordt, dan kan deze persoon pas vanaf 1 januari 2018 vrijwilligerswerk doen. Als zij/hij daarentegen nog in 2017 16 jaar wordt, dan kan men wel al vrijwilligerswerk verrichten.

Voor sommige categorieën gelden evenwel speciale regels:

  • Een uitkeringsgerechtigde werkloze of werkloze met bedrijfstoeslag (voorheen bruggepensioneerde), kan met behoud van haar/zijn uitkeringen vrijwilligerswerk verrichten op voorwaarde dat dit door de vrijwilliger vooraf en schriftelijk aangegeven wordt via het formulier C45B. Dit formulier moet door u als organisatie of dienst ondertekend worden en door de vrijwilliger bezorgd worden aan de vakbond, de hulpkas of rechtstreeks aan de RVA.

    Indien uw organisatie gevestigd of actief is in heel het land of in verschillende regio’s, dan kunt u een aanvraag om algemene toelating indienen bij het hoofkantoor van de RVA met het formulier C45F.
  • Personen met een arbeidsongeschiktheid kunnen vrijwilligerswerk verrichten op voorwaarde dat de adviserende geneesheer de vrijwilligersactiviteiten verenigbaar acht met de algemene gezondheidstoestand.  Arbeidsongeschikten hebben dus de toestemming nodig van de adviserend geneesheer. Ga dus na bij uw vrijwilliger of deze formaliteit in orde gebracht is. Hier vindt u het document.
  • Leefloongerechtigden kunnen vrijwilligerswerk verrichten op voorwaarde dat hun dossierbeheerder hiervan op de hoogte is. Die moet akkoord zijn met de vrijwillige inzet. Als dit niet in orde is, dan loopt de leefloongerechtigde het risico (een deel van) haar/zijn uitkering te verliezen. Bekijk dit met uw vrijwilliger.
  • Vreemdelingen met een wettig verblijf kunnen vrijwilligerswerk verrichten.
  • Ook vreemdelingen die recht hebben op opvang volgens de Opvangwet van 12 januari 2007 (bv. als asielzoeker, in het kader van een verlengd recht op opvang of als niet-begeleide minderjarige), mogen in principe vrijwilligerswerk doen. Deze personen moeten voorafgaand aan het vrijwilligerswerk de toestemming krijgen van het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers. Hierop bestaat één uitzondering: gezinnen zonder wettig verblijf met een minderjarig kind zijn uitgesloten van het recht om vrijwilligerswerk te doen, ook al hebben ze een recht op opvang.


Bekijk dit met uw vrijwilliger.

Welke informatie dient een vrijwilliger te ontvangen?

Ingevolge de vrijwilligerswet bent u verplicht algemene informatie over de organisatie of de  dienst aan de vrijwilliger te verstrekken.

De volgende elementen dienen meegedeeld te worden:

  • De sociale doelstellingen  en het juridisch statuut van de organisatie.
  • De identiteit van de verantwoordelijke(n) indien u een feitelijke vereniging bent.
  • De manier waarop de vrijwilliger verzekerd is. Pas op: u bent sowieso verplicht een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten.
  • De regeling van de kostenvergoeding.
  • Dat de activiteiten inhouden dat de vrijwilliger geheimen kan vernemen ten aanzien waarvan hij gehouden is tot de geheimhoudingsplicht.

Dit alles wordt bij voorkeur vastgelegd in een afsprakennota, ook informatienota of organisatienota genoemd. U kunt deze informatie eventueel ook meedelen via een brief of via uw website.
Hier vindt u een voorbeeld van een afsprakennota.

Voor wat moet een vrijwilliger verzekerd zijn?

Alle private en publieke rechtspersonen zijn wettelijk verplicht een verzekeringscontract burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. De organisatie is dus burgerrechtelijk aansprakelijk voor de schade die vrijwilligers veroorzaken ten opzichte van derden, zowel tijdens de uitvoering van de activiteit als onderweg. De vrijwilliger kan dus in principe niet verantwoordelijk gesteld worden, behalve als het een grove fout betreft van de vrijwilliger of als deze steeds weer dezelfde lichte fout maakt.

Wanneer u een feitelijke vereniging bent die geen personeel in dienst heeft of niet verbonden is aan een rechtspersoon, dan bent u wettelijk gezien niet verplicht een verzekeringscontract burgerlijke aansprakelijkheid voor uw vrijwilliger(s) af te sluiten, al is dit toch aangewezen.
U moet dan wel aan uw vrijwilliger duidelijk maken dat zij/hij persoonlijk burgerlijk aansprakelijk kan gesteld worden voor de schade die men tijdens het verrichten van het vrijwilligerswerk door eigen fout berokkent.

De organisatie kan, maar is hiertoe niet verplicht, ook andere verzekeringen ten behoeve van de vrijwilliger afsluiten, zoals bijvoorbeeld een verzekering voor lichamelijke ongevallen of rechtsbijstand. Al zijn deze verzekeringen wettelijk niet verplicht, dan is het toch interessant om deze af te sluiten.

Deel zeker aan uw vrijwilligers mee voor wat zij verzekerd zijn.

Wat met de gemaakte kosten van een vrijwilliger?

Als vrijwilligersorganisatie of dienst die met vrijwilligers werkt, kunt u uw vrijwilligers vergoeden voor de kosten die ze maken in functie van hun vrijwilligerstaak, maar u bent hiertoe niet verplicht. Hoeveel deze kostenvergoeding bedraagt, is bepaald door de Vrijwilligerswet.

De vrijwilliger moet op voorhand op de hoogte gesteld worden over een eventuele kostenvergoeding.

De vrijwilligerswet laat twee systemen toe om de kosten in te brengen: de forfaitaire kostenvergoeding en de reële kostenvergoeding.

De forfaitaire vergoeding bedraagt voor het kalenderjaar 2017 maximaal 33,36euro per dag en 1.334,55euro per jaar. Deze maxima worden jaarlijks geïndexeerd en gelden voor het volledige kalenderjaar. In dit systeem hoeven de kosten noch door de vrijwilliger noch door de organisatie bewezen te worden.


Een reële kostenvergoeding kent geen maximum. Alle kosten moeten wel bewezen worden met verantwoordingsstukken.